Jak na Slack (nejen) v Česko.Digital

Pokud jsou vaše zkušenosti s pracovním chatem rozpačité, pokud se špatně orientujete, občas minete nějakou důležitou zprávu nebo občas napíšete jinam, než jste měli, nezoufejte. Nejste sami. S chatem se perou všichni, ale nebýt jeho, posílali bychom si navzájem e-maily, telefonovali si nebo bychom trávili život v jednacích místnostech – což je děsivá představa i ve výrazně menších týmech, než je Česko.Digital.

Chat je vhodná výchozí volba, protože nevyžaduje současnou fyzickou přítomnost jako osobní schůzka, nevyžaduje časovou synchronizaci jako telefon nebo videohovor a je plně transparentní vůči ostatním členům týmu – i když se někdo vaší konverzace neúčastní, může si ji kdykoliv později přečíst. (Jinými slovy: z chatu nemusíte vyrábět zápisy.)

Základním pravidlem pro příčetnou práci s chatem je udržovat pořádek. Pořádek je jako roušky: tím, že se ho snažíte udržet, chráníte za cenu vlastního úsilí zdraví ostatních, a ostatní dělají totéž pro vás. Každý toho chceme číst co nejméně – myslete na to, když píšete :)

Kanály

• Kanály (channels), například #p-damerousky nebo #p-cityvizor, dělí debatu na menší skupinky podle témat. Když se stanete členem kanálu, dáváte tím Slacku najevo, že vás konverzace na toto téma zajímají a chcete je číst.
• Téma každého kanálu bývá popsané v jeho záhlaví; snažte se ho respektovat a když píšete novou zprávu, dobře vyberte, do kterého kanálu nejlépe patří.
• Zvláštním případem je kanál #general, kde jsou automaticky členové celého týmu Česko.Digital. Zprávami do tohoto kanálu prosím šetřete, je určený pro ty nejdůležitější zprávy relevantní pro celý tým. Rozhodně sem prosím nepište zprávy jen proto, aby je viděl co největší počet lidí.

Téma každého kanálu bývá popsané v jeho záhlaví; snažte se ho respektovat a když píšete novou zprávu, dobře vyberte, do kterého kanálu nejlépe patří.

Vlákna

• Díky kanálům se konverzace celého týmu rozbije na menší skupiny, ale i v nich se toho ještě pořád většinou děje hodně, takže je těžké udržet přehled. Proto Slack nabízí ještě další způsob strukturování konverzace, a to vlákna (threads).
• Když chcete odpovědět na nějakou zprávu v kanálu, nepište přímo do kanálu, ale použijte odpověď do vlákna (Start a thread nebo Reply to thread). Totéž platí, pokud chcete svůj příspěvek rozdělit do několika zpráv – první zprávu vložte do kanálu a další přidejte jako odpověď na ni.
• Díky vláknům nejsou kanály zahlcené propletenými zprávami z několika paralelních konverzací, každá konverzace má svoje vlákno. Nově příchozí se můžou snáze zorientovat a zjistit, co je pro ně důležité.
• Když odpovídáte do vlákna, ale zároveň jde o důležitou zprávu, kterou by pro kontext měli vidět všichni členové kanálu, můžete zaškrtnout box Also send to channel, vaše zpráva se kromě vlákna objeví i přímo v kanálu. Funkce se výborně hodí například pro oznámení nějakého rozhodnutí, jehož podrobnější zdůvodnění si zájemci můžou přečíst ve vlákně.
• V levém sidebaru vám Slack nabízí pod položkou Threads velmi praktický přehled všech vláken, která sledujete. Často jde o vůbec nejefektivnější způsob, jak Slack číst.
• Když místo do vlákna omylem napíšete do kanálu, ostatní členové vás na to často láskyplně upozorní emoji reakcí :–)

Možnost odpovědět do vlákna je rafinovaně schovaná pod malou ikonou.

Zmínky a notifikace

• Pokud potřebujete do konverzace zatáhnout někoho dalšího, můžete ho zmínit (mention), slouží k tomu konstrukce @jméno, například @zoul. Dotyčnému přijde notifikace s odkazem na dotyčnou konverzaci.
• Kromě konkrétních uživatelů můžete zmínit i všechny členy kanálu (@channel) nebo všechny aktuálně přítomné členy kanálu (@here). To se hodí k upozornění na důležitější zprávy (@channel) nebo akutní problémy (@here).
• Zmínit někoho je jako poklepat mu na rameno. Nebojte se to udělat, pokud od něj potřebujete reakci, ale nedělejte to zbytečně. Dvojnásob to platí pro @channel a @here (klepete na rameno desítkám nebo stovkám lidí) a trojnásob v kanálu #general (klepete na rameno tisícům lidí).
• Ve Slacku Česko.Digital funguje také zmínka @coreteam, která upozorní všechny členy nejužšího týmu.

Tipy a triky

• Pokud chcete jen vyjádřit (ne)souhlas s navrhovaným řešením, závěrem, zadáním a podobně, neposílejte zprávu, ale použijte emoji reakci. Ušetříte čtenářům upozornění na novou zprávu.
• Pokud máte v příspěvku překlep nebo chybu, neposílejte opravu další zprávou, Slack vám umožňuje příspěvky upravovat po odeslání. Ušetříte čtenářům upozornění na novou zprávu.
• Pokud ale svou zprávu měníte po delší době, buď úpravu jasně vyznačte, nebo ji raději pošlete novou zprávou, aby si čtenáři změny všimli.
• Když se chcete k nějaké zprávě vrátit později, označte si ji záložkou (je vidět pouze pro vás), následně si od Slacku můžete nechat zobrazit všechny založené zprávy (Saved items).
• Podobně si můžete nechat zprávu připomenout asistentem – v kontextovém menu zprávy vyberte příkaz Remind me about this a následně čas připomenutí.
• Pokud máte rozepsanou zprávu a potřebujete na moment odběhnout ve Slacku někam jinam, nebojte se – veškeré rozepsané zprávy zpětně dohledáte buď tam, kde jste je rozepsali, anebo pod záložkou Drafts (Koncepty).
• Ve svém uživatelském profilu si můžete nastavit takzvaný status, což je velmi praktický nástroj zejména pro komunikaci vašich aktuálních časových možností („dovolená do pátku“, „na zahradě, v případě nouze SMS“). Nastavený text se s vybranou ikonou zobrazí vedle vašeho jména kdekoliv na Slacku. Využívejte ho!
• Podívejte se na možnosti nastavení notifikací. Slack se dá velmi dobře vyladit tak, aby vám chodily notifikace právě a pouze jen o věcech, které jsou pro vás důležité. Notifikace dávají smysl pouze v přiměřeném počtu – pokud je jich příliš mnoho nebo příliš málo, neplní svůj účel.
• Slack má výborné aplikace pro mobilní telefony (Android, iPhone) i stolní počítače (Mac, Windows).

Nejsme roboti

A na závěr zlaté pravidlo jakékoliv digitální komunikace: Bez osobního kontaktu je snadné vyložit si něco omylem zle, snažte se proto být ohleduplní, vstřícní a velkorysí.